Benchmarking não se resume a uma visita. Trata-se de uma ferramenta com um objetivo conhecido. Requer uma estratégia, informações, um plano de ações, pessoas qualificadas, indicadores, objetivos, registros, implementação, análises e validações.
Benchmarking auxilia a organização a buscar metas considerando um sistema maior que o da própria empresa. As metas não são baseadas apenas em seu próprio desempenho, porque a fonte de comparação é externa.
Jogos educativos consideram no desenvolvimento infantil o uso de cores, formas e tamanhos. Daí crescemos e abandonamos o uso do lado direito do cérebro. Tornamo-nos sóbrios e incapazes de estesia. Procuramos entender tudo num fluxo linear.
O uso de desenhos, cores, tamanhos e formas em processos de identificação agilizam o entendimento e ajudam no processo de memorização, pois expande o uso do cérebro.
Proure usar mapas mentais em suas análises, apresentações e planejamentos. Você economizará tempo e esforços.
Um instrumentista de jazz aprendeu e utiliza os princípios que regem a harmonia e a micro-harmonia, porém, já não faz uso de tabelas, não pensa em todos os processos de harmonização durante as improvisações.
Por vezes deparo com clientes que me pedem um diagrama de Ishikawa depois que apresentei a causa raiz e a ação corretiva pertinente. Então pergunto: devo sempre apresentar um Ishikawa? Esta ferramenta ajuda-nos a localizar onde pode estar a causa do problema e onde podem existir outras falhas potenciais. O uso ou não do diagrama é determinado por dois fatores: nível de complexidade da causa raiz e capacidade de quem a está analisando. Noutras palavras: se não sei onde focar ou se não penso de forma abrangente. Portanto, nem sempre uso todas as ferramentas existentes, e por vezes, utilizo-as mentalmente e a evidência disto está na riqueza das ações corretivas propostas. Enfim, sistemas rígidos são pouco inteligentes.
Vale lembrar que o conhecimento é resultado de duas outras qualidades: o entendimento de como os processos ou eventos funcionam e da compreensão, que define para que servem e quais as suas implicações.
Substitua no Ishikawa os 6Ms por palavras que agreguem mais valor, e, se possível, que conduzam a requisitos de normas de gestão. Em vez de máquina, infraestrutura. Agora, até mesmo um aparelho telefônico entra no contexto. No lugar de mão de obra, escreva competência profissional. Agora você está agregando valor ao trabalho humano.
As palavras tem o poder de abrir portas, conduzir e valorizar.
Se considerarmos o conceito de trabalho em física, como sendo uma força que realizou uma transformação, o uso de ferramentas de gestão, como a análise de risco, o 5W 2H na fase de planejamento, Ishikawa, 5 porquês e análise KT em análise de causas, entre outras ferramentas, representam trabalho a mais, não esperado, porém, o trabalho total, desde o início até o encerramento, será, muito provavelmente, menor do que o trabalho total sem o uso das ferramentas. Isto porque as ferramentas tem um caráter organizador.
A visão de um holograma, ou de um fractal, é a visão que supera a holística do todo, pois enxerga o todo nas partes. Desta forma, o ciclo PDCA requer um ciclo PDCA para cada fase. Por exemplo: dentro do D (fazer), está prevista a capacitação. Mas esta capacitação requer uma análise de eficácia, através de um novo PDCA. Da mesma forma, o ishikawa pode se aplicar a cada um dos recursos.
Um profissional mecânico não se utiliza de uma única ferramenta para consertar uma máquina. Deve saber como e quando usá-las. Da mesma forma, o gerenciamento de uma melhoria ou mudança requer o conhecimento de ferramentas de gestão (5 porquês, Kaizen, Ishikawa, 5W 2H…), das mais simples, às mais complexas. A escolha dependerá da situação, como, por exemplo, uma análise de causa raiz, uma tomada de decisão, ou ainda, uma análise de risco. Minha sugestão é a de identificar em que fase do ciclo PDCA você se encontra: definição de metas, planejamento, treinamento, implementação, análise ou ajuste. Em seguida, analise a complexidade da ação ou da decisão requerida. Então escolha a ferramenta que melhor se encaixa. Por vezes, uma mesma ação requer a combinação de duas ou mais ferramentas.
gfonzaghi